Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer

Gutscheine und Sachbezüge sind ein beliebtes Instrument, um Mitarbeitende zusätzlich zum Gehalt zu motivieren und zu belohnen. Damit diese Vorteile steuerlich begünstigt bleiben, ist jedoch eine klare Abgrenzung zwischen Barlohn und Sachbezug erforderlich. Bereits kleine Gestaltungsfehler können dazu führen, dass der Vorteil vollständig steuer- und sozialversicherungspflichtig wird.

Als Sachbezug gelten nur solche Gutscheine, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Der Arbeitnehmer darf zu keinem Zeitpunkt frei über einen Geldbetrag verfügen können. Nicht zulässig sind daher zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen oder Gutscheine mit Barauszahlungsoption.

Zudem muss der Gutschein bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für klar definierte Produkt- oder Dienstleistungsgruppen einlösbar sein. Gutscheine, mit denen andere Gutscheine (z. B. große Online-Marktplätze) erworben werden können, führen regelmäßig zur Einstufung als Barlohn.

Besondere Bedeutung kommt der Dokumentation zu. Arbeitgeber müssen nachvollziehbar festhalten, welche Gutscheine ausgegeben wurden, unter welchen Bedingungen sie einlösbar sind und dass keine Barauszahlung möglich ist. Fehlt diese Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung im Rahmen von Prüfungen häufig eine missbräuchliche Nutzungsmöglichkeit und fordert Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge nach.

Praxishinweis: Vor Einführung neuer Gutscheinmodelle empfiehlt sich eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt. Zudem sollten Gutscheinanbieter regelmäßig überprüft werden, da sich Sortiment und Einlösebedingungen ändern können.