Meldeverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme

Seit dem 01.01.2025 müssen elektronische Kassensysteme bei der Finanzverwaltung gemeldet werden. Die Mitteilung erfolgt auf Betriebsstättenebene nach der sogenannten Brutto-Methode, das heißt, für alle Kassen eines Betriebs wird eine einheitliche Meldung abgegeben.

Bei der erstmaligen Meldung und auch bei späteren Änderungen ist stets der vollständige Datenbestand der betroffenen Betriebsstätte zu übermitteln, nicht nur die Änderung allein.

Meldemöglichkeiten:
Es gibt verschiedene Wege, die Meldung an das Finanzamt zu übermitteln. Einige Dienstleister bieten Schnittstellen an, über die die Daten automatisch an das ELSTER-Portal gesendet werden können. Beispielsweise stellt DATEV mit „DATEV Kassenmeldung“ eine Lösung bereit. Weitere Informationen sind auf www.meinfiskal.de verfügbar. Gerne unterstützen wir Sie hierbei.

Jede erfolgreiche Datenübermittlung wird durch ein Protokoll in ELSTER bestätigt, das zur Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden sollte.

Fristen laut Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 28.06.2024):

Kassen, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
Kassen, die ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen werden, sind ebenfalls innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme zu melden. Voraussetzung dafür ist eine vorherige Meldung der Anschaffung.
Für Taxameter und Wegstreckenzähler gelten Sonderregelungen.

Inhalt der Meldung:

Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
Angaben zur Art des elektronischen Aufzeichnungssystems inklusive Seriennummer
Informationen zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Anzahl der eingesetzten Systeme und deren Anschaffungsdatum

Jedes Gerät muss einzeln angegeben werden. Allerdings sind alle Kassensysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Meldung zusammenzufassen.

Auch die Nichtnutzung einer Registrierkasse muss dem Finanzamt gemeldet werden – unabhängig davon, ob die alte Kasse gestohlen wurde, ersetzt wird oder defekt ist. Die Meldefrist beträgt auch hier einen Monat. Der Unternehmer muss Datum und Grund der Nichtnutzung mitteilen.

Wichtiger Hinweis:
Die Verantwortung für die fristgerechte Meldung der elektronischen Kassensysteme an das Finanzamt liegt stets beim Unternehmer (§146a Abs. 4 AO).